menu
Voorbeeldbrief melding datalek
Er is (mogelijk) data gelekt van jouw klanten. Sinds 2016 bestaat de meldplicht datalekken, die inhoudt dat je het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) moet melden. Een melding maken bij de AP kan gewoon online via een formulier.
Ook je klanten moet je op de hoogte stellen. Dat doe je het beste schriftelijk, zodat ze het eventueel terug kunnen lezen. Je stuurt hen per post of per e-mail een nette brief waarin je de situatie uitlegt. Je benoemt wat er is gebeurd en wat de mogelijke gevolgen zijn.
Hieronder vind je een brief om aan je klanten te sturen.
Wat wil jouw klant weten over het datalek?
- Waardoor is het (mogelijke) datalek ontstaan?
- Wat zijn de gevolgen van het lek voor de klant?
- Is het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens?
- Welke andere stappen heb je ondernomen om datalekken in de toekomst te voorkomen?
1. Vul je gegevens in
Wanneer je onderstaande velden invult worden deze automatisch ingevuld in de voorbeeldbrief.
2. Bekijk de voorbeeldbrief en vul aan
[Naam organisatie]
[Optioneel: afdeling]
[Adres van de organisatie]
[Postcode en vestigingsplaats]
[Telefoonnummer betreffende afdeling]
[E-mail contactpersoon/afdeling]
[Naam klant]
[Adres van de klant]
[Postcode en woonplaats]
[Plaats], [Verzenddatum]
Betreft: melding (mogelijk) datalek
Geachte heer, mevrouw,
U ontvangt deze brief omdat u klant bent van [Naam organisatie + optioneel afdeling/categorie]. Helaas moeten wij u meedelen dat er mogelijk een datalek van onze klantgegevens heeft plaatsgevonden.
[Uitleg situatie, bijv. ‘de laptop van een medewerker is ontvreemd. Op de betreffende laptop, die was versleuteld met een wachtwoord, stonden klantgegevens. We hebben inmiddels aangifte van diefstal gedaan.’].
De mogelijkheid bestaat dat [Beschrijving veilige situatie, bijv. ‘het wachtwoord niet is gekraakt’]. Toch willen wij u op de hoogte stellen vanwege de kans dat de gegevens van onze klanten in verkeerde handen zijn gekomen. [Optioneel: welke actie kan de klant ondernemen om zijn/haar gegevens veilig te stellen? bijv. het wachtwoord aanpassen].
Het mogelijke datalek is tevens gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze brief, neem dan contact met ons op per telefoon of e-mail. Onze contactgegevens vindt u bovenaan deze brief.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Functietitel]
[Organisatie + optioneel afdeling/categorie]
[Optioneel: afdeling]
[Adres van de organisatie]
[Postcode en vestigingsplaats]
[Telefoonnummer betreffende afdeling]
[E-mail contactpersoon/afdeling]
[Naam klant]
[Adres van de klant]
[Postcode en woonplaats]
[Plaats], [Verzenddatum]
Betreft: melding (mogelijk) datalek
Geachte heer, mevrouw,
U ontvangt deze brief omdat u klant bent van [Naam organisatie + optioneel afdeling/categorie]. Helaas moeten wij u meedelen dat er mogelijk een datalek van onze klantgegevens heeft plaatsgevonden.
[Uitleg situatie, bijv. ‘de laptop van een medewerker is ontvreemd. Op de betreffende laptop, die was versleuteld met een wachtwoord, stonden klantgegevens. We hebben inmiddels aangifte van diefstal gedaan.’].
De mogelijkheid bestaat dat [Beschrijving veilige situatie, bijv. ‘het wachtwoord niet is gekraakt’]. Toch willen wij u op de hoogte stellen vanwege de kans dat de gegevens van onze klanten in verkeerde handen zijn gekomen. [Optioneel: welke actie kan de klant ondernemen om zijn/haar gegevens veilig te stellen? bijv. het wachtwoord aanpassen].
Het mogelijke datalek is tevens gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze brief, neem dan contact met ons op per telefoon of e-mail. Onze contactgegevens vindt u bovenaan deze brief.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Functietitel]
[Organisatie + optioneel afdeling/categorie]
3. Download de voorbeeldbrief