Voorbeeldbrief aankondiging digitaal factureren
Steeds meer bedrijven gaan over op digitaal factureren. Dat kan op verschillende manieren. Een pdf-bestand van de factuur mailen is een vorm van digitale facturatie.
E-factureren gaat net een stapje verder. Een e-factuur is namelijk een factuur die zo is opgesteld dat deze voor software heel makkelijk te lezen is. Voor mensen zijn ze juist iets minder makkelijk te doorgronden. Bedrijven die overgegaan zijn op elektronisch factureren, sturen daarom vaak naast de e-factuur (vaak in XML-format) ook een pdf-versie van de factuur.
Als ook jouw bedrijf overstapt naar digitale facturatie, is het belangrijk je zakelijke relaties hiervan op de hoogte te stellen. Het handigst is om de aankondiging op tijd te doen, zodat je klanten zich op tijd kunnen aanpassen. Bovendien mag je formeel gezien alleen overgaan op digitaal factureren als je klant daar toestemming voor geeft.
Benoem in de brief over elektronische facturatie in ieder geval de volgende informatie:
- Ingangsdatum doorvoeren e-facturaties
- Vorm van elektronisch factureren: pdf- of xml-format?
- Beschrijving overgangsperiode
- Voordelen van digitaal factureren
- Verzoek om toestemming
Wat willen jouw klanten weten over de verandering?
- Wat houdt digitaal factureren in?
- Hoe pak je de digitale facturatie precies aan?
- Welke voordelen heeft het voor hen?
Wanneer je onderstaande velden invult worden deze automatisch ingevuld in de voorbeeldbrief.
[Adres van de organisatie]
[Postcode en vestigingsplaats]
[Naam debiteur]
[Adres van de debiteur]
[Postcode en woonplaats]
[Plaats], [Verzenddatum]
Betreft: aankondiging digitale facturatie
Geachte heer, mevrouw,
U ontvangt deze brief omdat u onze facturen tot op heden per post op papier ontvangt. Per [Datum] zullen wij echter volledig overstappen op digitale facturatie. Dit betekent dat u vanaf die datum al onze facturen in pdf-format per e-mail ontvangt.
Er zijn meerdere redenen voor onze overstap op elektronische facturatie. Een belangrijk argument is efficiëntieverbetering. De facturen zijn geen dag meer onderweg en ook het verwerken en archiveren van de facturen gaat een stuk sneller. Ook bespaart de digitalisering veel papier. Daarmee sparen we het milieu.
De komende periode zien we als overgangsperiode. We zullen de facturen op papier blijven sturen, totdat wij uw toestemming hebben ontvangen tot het sturen van digitale facturen. Formeel gezien hebben wij namelijk uw toestemming nodig.
Bovendien heeft u de komende periode de mogelijkheid een e-mailadres door te geven dat wij voor verzending van onze facturen kunnen gebruiken. Kunt u uiterlijk [Datum voor ingangsdatum e-facturatie] uw toestemmingsverklaring en optioneel het gewenste e-mailadres naar ons sturen op [E-mailadres] of [NAW-gegevens]?
Bent u zelf ook overgestapt op e-facturatie, en krijgt u daarom graag de factuur in xml-format toegestuurd, laat ons dit dan weten via [E-mailadres, bijv. facturen@organisatie.nl].
Mocht u nog vragen hebben, neem dan contact met ons op via [telefoonnummer] of [E-mailadres].
Bij voorbaat dank.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Optioneel: functietitel]
[Optioneel: telefoonnummer]
[Optioneel: e-mailadres]